Diante da avalanche de informações que recebemos diariamente, a impulsividade em resolver as demandas com ações de comunicação, sem devido planejamento, pode atrapalhar mais do que ajudar.
Por não ser uma ciência exata e diante de todos os recursos comunicacionais hoje disponíveis no mercado, vários profissionais de diferentes áreas, acreditam que podem comunicar efetivamente e ainda gerar resultados. Diante disso, percebe-se que o mercado tem aceito que a comunicação estratégica de comunicação da sua empresa fique nas mãos de pessoas que “resolvem” ou “atendem” a demanda instantaneamente, independente da área de formação, acreditando que esta comunicação gerará os resultados esperados.
Pois bem, trago aqui um questionamento: - Você está fazendo o planejamento estratégico de comunicação para a sua empresa?
Sabem-se que o resultado das ações de comunicação está diretamente relacionado às estratégias que adotadas para envolver e engajar os diferentes perfis de público que tem contato com a organização. Também, que as ações precisam estar alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Para isso, além de conhecer a fundo a organização é necessário identificar os stakeholders, entendendo a interface de cada um em relação ao negócio: definir o PÚBLICO.
Além disso, precisamos relacionar os CANAIS DE COMUNICAÇÃO que iremos utilizar para promover o diálogo com esse público. Hoje dispomos de canais on-line como mídias sociais (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Twitter..), WhatsApp, Newsletter, Google Ads, Google Meu Negócio e muitas outras, além das mídias off-line como panfletos, feiras, eventos, visitas.... Dependendo da escolha do público, o ideal é especificar quais os canais de relacionamento são mais eficazes para dialogar com esse público.
Com público e canais definidos, precisamos entender a linguagem do público, o "tom de voz" da escrita, quais as objeções que precisamos responder para promover o diálogo, ou seja, definir a LINGUAGEM e o CONTEÚDO que serão trabalhados nos canais.
UAU! Avançamos!
Agora vamos relacionar algumas fases importantes para colocar esse planejamento no papel e efetivar as ações.
A construção do Planejamento Estratégico de Comunicação Organizacional pode ser realizada seguindo quatro fases: pesquisa, planejamento, implantação e avaliação. A lógica das etapas assemelha-se ao PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Adjust), onde concluída uma fase, aplica-se a próxima. Mantendo o ciclo em movimento constante de aprimoramento, afinal a movimentação de mercado tem sido frequente nos últimos anos.
Iniciaremos abordando a pesquisa. Nesta fase busca-se conhecer a organização como um todo, compreender a situação da empresa, mapear e identificar os grupos de interesse e realizar a análise dos dados coletados, construindo um diagnóstico, onde vão constar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (análise SWOT).
Na segunda fase, passaremos para o planejamento estratégico, onde com base nas políticas da empresa, são construídas e estabelecidas as políticas de comunicação. Nesta etapa são definidos os objetivos e as metas. Os objetivos indicam aonde a empresa quer chegar e os resultados esperados com a execução do planejamento. Através das metas, são estabelecidos os prazos para atingir os resultados. Nesta fase são definidas as melhores estratégias a seguir e quais os programas e ações serão necessários. Também, com base nas necessidades levantadas durante a pesquisa, são traçados os planos, projetos e programas necessários para que a comunicação apoie a estratégia do negócio.
Além disso, nesta etapa do planejamento estratégico prevê-se a elaboração do plano de mídia, indicando os canais de comunicação mais apropriados para atingir os resultados esperados (lembra dos canais que citamos anteriormente?). Bem como são previstos os recursos materiais, humanos e financeiros. Todas as informações, com o detalhamento do orçamento, compõem uma proposta completa que será apresentada, analisada e aprovada pela gestão do negócio.
Após o planejamento tem-se a etapa da implantação. Envolver o público interno é primordial, afinal este é o embaixador da marca no mercado. Além de propagar as informações, este tem papel fundamental como multiplicador. É justo que no planejamento estratégico, esta ação interna seja prevista.
Durante a implantação é importante acompanhar o cronograma para verificar se a execução está acontecendo alinhada ao planejado. Monitorar as ações e corrigir possíveis desvios é fundamental para o sucesso do planejamento.
E, para concluir, temos a fase da avaliação, que consiste em mensurar os resultados. Estabeleça parâmetros para avaliação dos aspectos tangíveis do planejamento. Documente todas as etapas do planejamento estratégico, faça registros e construa um relatório com os resultados. Este é o momento de validar a importância do Planejamento de Comunicação para a empresa, os acertos e os ajustes necessários.
Reforço isso, pois sabemos a importância do planejamento estratégico de comunicação contar com a expertise de profissional capacitado e preparado para essa construção em conjunto com a empresa. Esse é o propósito da MAK Agência de Relações Públicas, promover soluções em comunicação para apoiar as empresas na construção de implantação das estratégias de comunicação com foco em resultado.
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Por Kelen Turmina, Diretora da MAK Agência RP.
Fonte: Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, de Margarida Kunsch